Pianificare un viaggio d’affari

Per gli Imprenditori, un viaggio di lavoro può essere uno strumento prezioso e una detrazione fiscale. In genere, tuttavia, l’imprenditore arriva a tassare il tempo e scopre che c’è un grande debito fiscale dovuto.

Poi le ruote iniziano a girare. “Quali altre detrazioni mi sono perso? Eh sì, la vacanza in famiglia!” I pensieri vanno alla vacanza in famiglia ea come potrebbe essere interpretata come un viaggio d’affari. La verità è che, a meno che tu non abbia effettivamente condotto affari, a posteriori è troppo tardi.

È possibile combinare un viaggio d’affari e una vacanza in famiglia, ma ci sono cose che dovresti fare bene per renderlo legale. Ogni estate ci sono seminari e viaggi di lavoro da fare e va bene portare con sé la tua famiglia. Tieni presente che solo la parte di lavoro del tuo viaggio è deducibile dalle tasse.

Se guidi il tuo veicolo, non costa più in benzina portare con te il coniuge e i figli, quindi tutto il gas è deducibile. Ma se ti fermi a mangiare, solo le persone coinvolte nella parte business del viaggio possono detrarre il pasto.

Se soggiornate tutti in una camera d’albergo, potrebbe non costare di più per la camera rispetto a se rimaneste da soli, l’intera camera è deducibile. Se costa di più per più persone nella stanza, l’extra non è deducibile dalle tasse.

I parchi di divertimento in genere non sono deducibili dalle tasse a meno che non si svolga un’attività legata ai parchi di divertimento. Le detrazioni devono essere oneste e correlate al tuo settore di attività.

Ecco alcune cose che dovresti fare quando pianifichi e fai un viaggio d’affari.

1. Pianifica in anticipo. Fai un piano di dove stai andando e quale attività condurrai. Ci sono molte fonti (soprattutto su Internet) che possono darti informazioni sulle attività commerciali e sugli eventi nella zona in cui intendi andare.

2. Scopo aziendale. Avere uno scopo specifico per il viaggio. Può includere cose come visitare altre aziende come la tua per vedere come operano, stabilire contatti con clienti o fornitori, cercare opportunità di espansione, ecc.

3. Conserva le ricevute. La chiave per prendere le detrazioni è essere in grado di dimostrare di aver sostenuto delle spese. Le ricevute includono la ricevuta di vendita effettiva, gli assegni, gli estratti conto della carta di credito e gli estratti conto.

4. Arruolare i membri della famiglia. A seconda del tipo di attività in cui sei coinvolto, ci sono momenti in cui la tua famiglia può aiutare a raccogliere informazioni e dare una prospettiva diversa alle informazioni che raccogli e ai luoghi in cui fai ricerche.

Se chiedi ai membri della famiglia di aiutarti, chiedi loro di scrivere un rapporto alla fine del viaggio raccontando le loro opinioni e prospettive. Assicurati che lo leghino allo scopo del viaggio.

5. Registra dove vai. Tieni un registro dei luoghi in cui vai che sono legati agli affari. Un taccuino o un’agenda giornaliera può funzionare. Anche una busta con il registro sul davanti e le ricevute e le informazioni dai luoghi in cui vai è utile.

6. Registra con chi parli. Tieni un registro di chi incontri e di cosa discuti. Anche in questo caso, può essere utile un taccuino, un’agenda giornaliera o una busta.

7. Registra ciò che cerchi. Tieni un registro delle informazioni che raccogli.

8. Biglietti da visita. Conserva un biglietto da visita delle persone che incontri e delle attività commerciali che visiti legate al business.

9. Conserva le matrici dei biglietti. Tieni le matrici da eventi come seminari e fiere. Nota cosa hai imparato da questi eventi.

10. Riassumi. Alla fine del viaggio scrivi un riassunto di ciò che hai realizzato e delle conclusioni che hai tratto.

L’IRS osserva attentamente i viaggi d’affari. I loro scopi e la loro validità possono essere ampliati. Pianificando in anticipo e mantenendo buoni registri, le tue spese legittime possono essere detratte comodamente e all’interno dei codici e delle regole dell’IRS.

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