Cosa fare quando la tua azienda è impreparata per un evento del cigno nero come il Coronavirus

Niente panico. Ci sono alcune cose molto semplici che puoi e dovresti fare.

Hai un addetto alla reception o una guardia che sorveglia la porta d’ingresso, un sistema di allarme notturno, un software antivirus che protegge i tuoi computer e un firewall che protegge i tuoi server. Va tutto bene tranne una cosa. Hai appena mandato il tuo personale a lavorare da casa. Non puoi lasciare che le tue informazioni aziendali, inclusi alcuni dati con requisiti di conformità che devono essere protetti, vengano esposte a Internet. Non esporre la tua azienda, i tuoi dipendenti o i tuoi clienti a pirati e truffatori di Internet o peggio. Se ti sei trovato improvvisamente in questa posizione, considera di fornire ai tuoi dipendenti questi strumenti di base per consentire loro di lavorare da casa in modo sicuro.

Viviamo in un’epoca in cui il livello di rischio per le nostre informazioni riservate cresce ogni giorno di più. La necessità di salvaguardare le comunicazioni digitali rappresenta un onere enorme per un’azienda e richiede una diligenza costante per mitigare questi rischi in continua evoluzione. Durante un evento Black-Swan come la diffusione di COVID-19, in cui sei costretto a prendere una decisione critica come mandare a casa il tuo personale con solo pochi giorni di preavviso, è fondamentale non abbassare la guardia. L’uso di un’applicazione di posta elettronica crittografata sicura è la prima linea di prevenzione dei rischi per la tua azienda.

La crittografia e-mail è un must

Hai bisogno di un’applicazione che l’intero team possa utilizzare in modo sicuro, semplice e conveniente. Non hai tempo per sessioni di allenamento prolungate o per scoprire chi ha quali capacità a casa. Hai bisogno di un prodotto facile da installare, facile da usare e altamente flessibile, che includa un’app mobile compatibile. Se invierai e-mail sicure a clienti, fornitori o altri al di fuori della tua attività, avrai bisogno di un’applicazione che ti permetta di inviare un’e-mail crittografata ai destinatari per acquistare l’applicazione e ricevere un’e-mail sicura.

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Comunicazioni di squadra

Comunicare con il team dei dipendenti nel modo più semplice e trasparente possibile aiuta a mantenere il team concentrato e motivato, anche quando si lavora da remoto. Esistono diversi prodotti sul mercato che forniscono messaggi di testo e chat di gruppo, videoconferenze, pianificazione e conduzione di riunioni di team online e collaborazione e condivisione di file. Per mantenere le cose il più semplici possibile per i dipendenti che si sono appena abituati a lavorare in remoto, la combinazione di queste funzionalità in un’unica applicazione facile da usare eliminerà molti grattacapi e farà tornare rapidamente al lavoro il tuo team. L’applicazione Microsoft Teams è un buon modo per farlo. Ci sono alcune commissioni minime anticipate, ma sono piccole se sei in grado di mantenere la produttività dei tuoi dipendenti.

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Cambiamento culturale Culture

Ai dipendenti piace lavorare da casa e vedono la possibilità di farlo in qualsiasi momento come un vantaggio. Niente traffico, niente benzina e, se vuoi, lavora in pigiama. Quindi finiscono il loro primo giorno di lavoro in remoto e aggiungono presto che la loro lista può cambiare. Nessun ufficio tranquillo, nessuna fuga dai bambini, nessun pranzo di lavoro, perdita di contatto con i colleghi e ritardi nel portare a termine il lavoro perché non possono semplicemente camminare lungo il corridoio per fare una domanda al capo. Ammettiamolo, le persone hanno anche molti motivi per apprezzare il lavoro in ufficio. I tuoi dipendenti potrebbero essere in stato di shock culturale. Alcuni possono gestirlo e lo vedranno come un vantaggio, altri no.

Lavorare con dipendenti remoti è anche un cambiamento culturale per i manager. Riesci a gestire un’attività senza la possibilità di vedere le dita dei tuoi dipendenti che scorrono sulla tastiera? Molti manager sono “Old School” e hanno un problema maggiore con il cambiamento culturale rispetto ai loro dipendenti. Gran parte del cambiamento è nella mentalità del manager. https://paulemcmahon.wordpress.com/2020/03/15/6-tips-in-10-minutes-for-successful-working-from-home/

Consiglio un libro intitolato “Virtual Project Management” di Paul McMahon. È stato scritto per i gestori di software, ma ha un’ampia applicazione in qualsiasi ambiente virtuale. www.pemsystems.com

Ci sono molte ragioni per credere che i giorni del lavoro nelle alte torri di uffici siano finiti. Ciò che l’11 settembre non ha ottenuto, la pandemia del 2020 potrebbe. Certo, riconosco che ci sono lavori che non possono essere svolti a distanza… ma molti di loro sì. I costi generali per la gestione della maggior parte degli uffici, l’affitto, l’elettricità, la pulizia e l’assicurazione scompaiono quando chiudi le porte e lasci che i tuoi dipendenti lavorino da casa. La riduzione dei costi generali è spesso un buon compromesso per la percezione della mancanza di controllo sui dipendenti. Usa la situazione attuale per provare a lavorare a distanza con il tuo team di dipendenti. Potresti essere piacevolmente sorpreso.

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